Optimisez votre productivité avec Microsoft Office : les astuces à connaître

Pour optimiser votre productivité avec Microsoft Office, vous devez maîtriser les raccourcis clavier indispensables tels que Ctrl C pour copier ou Ctrl V pour coller. Mais saviez-vous aussi que Microsoft Office propose des fonctionnalités méconnues telles que la dictée vocale ou la reconnaissance de formules mathématiques ? Pour gagner en efficacité, n’hésitez pas à personnaliser l’interface en ajoutant des boutons fréquemment utilisés ou en modifiant la barre d’outils. Pour travailler à plusieurs sur un même document, utilisez les outils de collaboration tels que le partage de documents en ligne ou les commentaires. Avec ces astuces, votre travail sera plus productif et efficace.

Boostez votre productivité avec ces raccourcis clavier

Pour optimiser votre productivité avec Microsoft Office, pensez à bien maîtriser les raccourcis clavier. Effectivement, ils permettent de gagner du temps et d’effectuer des tâches plus rapidement. Voici quelques exemples de raccourcis à connaître absolument :

A lire également : Élaboration d'un plan de travail efficace pour atteindre ses objectifs en informatique

• Ctrl C pour copier : Cette combinaison permet de copier le texte ou l’image sélectionnée dans le presse-papiers.

• Ctrl X pour couper : Cette combinaison permet de supprimer la sélection en la plaçant dans le presse-papiers.

A voir aussi : Comment optimiser l'utilisation de Microsoft Office pour une meilleure productivité au travail

• Ctrl V pour coller : Cette combinaison permet d’insérer ce qui a été copié ou coupé précédemment depuis le presse-papiers.

Ces trois raccourcis sont les plus connus et il existe bien d’autres astuces à apprendre. Par exemple, en utilisant la fonction ‘Ctrl Alt Flèche’, vous pouvez pivoter l’écran sur votre ordinateur portable si celui-ci dispose d’un accéléromètre intégré.

Utiliser des raccourcis clavier peut considérablement améliorer votre productivité lorsqu’il s’agit de travailler sur un document bureautique grâce à leur facilité d’utilisation et leur rapidité.

Surprenez-vous avec les astuces méconnues de Microsoft Office

En plus des raccourcis clavier, il existe aussi d’autres fonctionnalités souvent méconnues mais tout aussi utiles pour optimiser votre productivité avec Microsoft Office.

• La recherche intelligente : Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez rapidement trouver la définition d’un mot ou les synonymes dans le document en cours. Pour activer cette option, sélectionnez le mot et appuyez sur ‘Shift F7’.

• Le suivi des modifications : Si vous travaillez en équipe sur un même document, cette fonctionnalité est très pratique car elle permet de voir toutes les modifications apportées par chaque collaborateur. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet Révision puis cliquez sur ‘Suivi des modifications’.

• L’enregistrement automatique : Cette option peut vous éviter bien des tracas si jamais votre ordinateur plante ou si vous avez oublié d’enregistrer un document important. Rendez-vous simplement dans l’onglet Fichier puis Options et choisissez ‘Enregistrement’. Vous pouvez ensuite définir la fréquence de sauvegarde.

C’est donc grâce à ces petites astuces que vous pouvez améliorer considérablement votre productivité lorsque vous travaillez sous Microsoft Office. En utilisant tous ces outils mis à disposition par le logiciel bureautique leader du marché, vos tâches quotidiennes deviendront beaucoup plus simples et efficaces.

Personnalisez l’interface pour travailler avec plus d’efficacité

Au-delà des raccourcis clavier et des fonctionnalités peu connues, Microsoft Office offre aussi la possibilité de personnaliser son interface. Effectivement, il est possible de modifier la barre d’outils, d’ajouter des boutons ou encore des onglets personnalisés pour accéder plus rapidement aux fonctionnalités que vous utilisez le plus fréquemment.

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet ‘Fichier’, puis cliquez sur ‘Options’. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez ‘Personnaliser le ruban’. À gauche se trouvent toutes les options disponibles, tandis qu’à droite se trouve votre barre d’outils actuelle.

Vous pouvez ainsi créer un nouvel onglet dédié à une tâche spécifique (par exemple : gestion de projets) et y ajouter tous les outils nécessaires. Pour ajouter un bouton, il suffit simplement de cliquer sur celui-ci dans la liste disponible à gauche et de le faire glisser vers l’emplacement souhaité dans votre nouvelle barre d’outils.

Si vous avez besoin d’accéder souvent à une commande spécifique mais que celle-ci n’est pas proposée par défaut sous forme de bouton ou d’option du ruban, ne désespérez pas ! Il est toujours possible d’utiliser la zone ‘Rechercher’. Cette petite boîte située en haut à droite du menu permet bien souvent tout autant que certains menus principaux et peut être très utile pour trouver rapidement ce qu’il vous faut.

La personnalisation de l’interface est un atout majeur pour gagner en efficacité et en productivité. En choisissant les options qui vous conviennent le mieux, vous serez plus à l’aise dans votre travail quotidien et pourrez ainsi accomplir vos tâches plus rapidement.

Collaborez facilement sur un document avec ces outils performants

Travailler en équipe est souvent source d’efficacité et de créativité, mais cela peut rapidement devenir source de confusion si chacun travaille dans son coin sans coordination. Microsoft Office a donc développé des outils collaboratifs pour permettre aux équipes de travailler ensemble plus facilement.

Le premier outil indispensable est OneDrive for Business, qui offre la possibilité de stocker ses documents dans le cloud. Il devient alors possible pour l’ensemble des membres d’une équipe d’accéder au même fichier depuis leur ordinateur ou leur smartphone, et ce, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Les modifications apportées par l’un sont immédiatement visibles par les autres.

Une fois connecté à OneDrive for Business (disponible notamment via Office 365), il suffit simplement d’enregistrer son document dans cet espace partagé plutôt que sur son disque dur local habituel. Le reste du travail se fait naturellement : chaque membre ayant accès au dossier partagé peut visualiser les fichiers contenus dedans, y compris ceux modifiés récemment. Et bien sûr, tout utilisateur a aussi la possibilité de modifier lui-même ces fichiers.

Dans Word ou Excel, lorsque vous souhaitez inviter une autre personne à travailler avec vous sur un même document, sélectionnez ‘Partager’, puis saisissez l’adresse email du destinataire en question. Celui-ci recevra alors une invitation qu’il ne lui restera plus qu’à accepter afin d’avoir accès au fichier partagé.

En utilisant OneDrive for Business, pensez à bien organiser vos fichiers et à définir les autorisations d’accès pour travailler dans les meilleures conditions possibles.