Comment utiliser Zoom ?

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Vous voulez apprendre à utiliser Zoom ?

Avec des équipes du monde entier travaillant à distance pendant la pandémie COVID-19, les outils de visioconférence comme Zoom sont devenus extrêmement populaires.

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Cependant, si vous n’avez jamais utilisé Zoom auparavant, comprendre cela peut être difficile !

Mais ne vous inquiétez pas.

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Cet article est un guide étape par étape pour vous aider à démarrer rapidement avec Zoom. Nous couvrirons également les principales fonctionnalités et les tarifs de l’outil pour vous aider à déterminer s’il s’agit de l’outil vidéo qui convient à vous et à votre équipe.

De plus, nous mettrons en avant trois conseils pour vous aider à organiser des réunions virtuelles efficaces.

Découvrez comment le logiciel de suivi du temps facile à utiliser de Time Doctor peut aider votre équipe à être plus productive.

Trois conseils pour une visioconférence efficace

Commençons.

Qu’ est-ce que Zoom ?

Zoom est un outil de visioconférence basé sur le cloud qui vous permet d’héberger facilement des réunions virtuelles individuelles ou d’équipe. Doté de puissantes fonctionnalités audio, vidéo et de collaboration, cet outil de communication à distance relie les membres de l’équipe distante les uns aux autres.

Les principales caractéristiques de Zoom sont les suivantes :

  • Chat vidéo HD et conférence
  • Audio conférence à l’aide de VoIP (Voice over Internet Protocol)
  • Messagerie instantanée
  • Arrière-plans virtuels pour les appels vidéo
  • Partage d’écran et tableaux blancs collaboratifs
  • Hébergement de webinaires vidéo

Comment utiliser les réunions Zoom (Guide étape par étape)

Zoom le rend super facile pour n’importe qui configurer et organiser des réunions virtuelles, mais si vous n’avez jamais utilisé l’outil auparavant, cela peut être difficile.

Pour vous aider, voici un guide étape par étape pour utiliser les réunions Zoom de la bonne façon.

Nous aborderons les étapes pour les plates-formes de bureau et mobiles sur :

  • Comment démarrer avec Zoom
  • Comment configurer une réunion de zoom
  • Comment rejoindre une réunion Zoom
  • Comment planifier des réunions
  • Comment enregistrer des réunions

A. Comment commencer avec Zoom

1. Pour ordinateur de bureau

Étape 1 : Pour commencer avec Zoom, rendez-vous sur leur site Web et cliquez sur le bouton « S’INSCRIRE » qui se trouve dans le coin supérieur droit de l’écran.

Étape 2 : Vous avez deux options pour créer un compte Zoom.

Vous pouvez soit :

  • Créez un nouveau compte à l’aide de votre adresse e-mail professionnelle.
  • Connectez-vous à l’aide de l’authentification unique (SSO) ou de votre compte Google ou Facebook.

Si vous utilisez Zoom à des fins professionnelles, il est préférable de vous inscrire à l’aide de votre adresse e-mail professionnelle.

Étape 3 : Zoom va maintenant vous envoyer un e-mail avec un lien de confirmation.

Cliquez sur ce lien pour accéder à l’Assistant Inscription de Zoom et connectez-vous à l’aide de vos informations d’identification.

Étape 4 : Téléchargez l’application de bureau/le client Zoom à partir du site Web Zoom pour un accès facile.

2. Pour les appareils mobiles

Étape 1 : Téléchargez l’application Zoom iOS ou Android à partir de l’App Store/Play Store.

Étape 2 : Inscrivez-vous ou connectez-vous à Zoom en suivant les instructions affichées à l’écran qui sont similaires au processus de bureau.

B. Comment mettre en place une réunion de zoom

Voici un guide étape par étape pour configurer facilement une réunion Zoom :

1. Pour ordinateur de bureau

A. Démarrage d’une réunion de zoom

Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Zoom.

Étape 2 : Placez votre curseur sur la « ORGANISER UNE RÉUNION » dans le coin supérieur droit de l’écran, puis sélectionnez l’une des options suivantes :

  • Avec la vidéo sur
  • Avec la vidéo désactivée
  • Partage d’écran uniquement

Étape 3 : Le site Web vous redirige vers l’application Zoom et démarre une réunion. Ici, vous pouvez modifier les paramètres de la réunion ou copier l’URL d’invitation que vous envoyez aux participants.

Remarque : Vous pouvez également démarrer une réunion rapidement via l’application de bureau en suivant les instructions que nous avons répertoriées pour les appareils mobiles plus tard.

B. Ajout de participants

Étape 1 : Démarrez une nouvelle réunion sur l’application de bureau Zoom.

Étape 2 : Dans le nouvel écran de réunion, cliquez sur le bouton « Inviter » dans la barre d’outils en bas.

Étape 3 : Ici, Zoom vous donnera les options de Copier l’URL ou Copier l’invitation. Vous pouvez les envoyer aux participants via texte, e-mail ou messagerie instantanée.

Étape 4 : Vous pouvez également envoyer directement par e-mail les détails de la réunion via votre client de messagerie préféré via l’application Zoom elle-même.

2. Pour appareils mobiles

A. Démarrage d’une réunion de zoom

Étape 1 : Ouvrez l’application mobile Zoom et connectez-vous à votre compte.

Étape 2 : Appuyez sur l’icône orange « Nouvelle réunion » qui apparaît sur votre écran.

Étape 3 : Modifiez les paramètres de réunion en fonction de vos préférences (par exemple, désactivation de la vidéo pour les participants, utilisation d’un ID de réunion personnel, etc.).

Une fois que vous avez terminé, appuyez sur le bouton bleu « Démarrer une réunion ».

B. Ajout de participants

Étape 1 : Une fois la réunion démarre, appuyez sur l’icône « Participant » dans la barre d’outils en bas de votre écran pour ajouter et gérer les participants.

Étape 2 : Dans la fenêtre Participants qui s’ouvre, appuyez sur le bouton Option « Inviter » en bas à gauche.

Zoom vous donne désormais la possibilité de partager les détails de votre réunion via diverses plateformes de communication. Il s’agit notamment de diverses applications de texte, de messagerie et de messagerie sur votre smartphone.

C. Comment participer à une réunion de zoom

Voici un guide étape par étape pour rejoindre rapidement une réunion Zoom :

Remarque : les mêmes étapes s’appliquent à votre bureau et à votre téléphone.

A. Rejoindre à l’aide d’un lien de réunion

Si vous avez un lien de réunion, il suffit de cliquer dessus ou de le coller dans votre navigateur Web pour rejoindre la réunion.

B. Joindre à l’aide d’un ID de réunion

Étape 1 : Ouvrez l’application Zoom et cliquez sur l’icône « Joindre ».

Étape 2 : Collez l’ID de réunion dans la zone prévue à cet effet, ajoutez votre nom complet pour la réunion et cliquez sur le bouton « Joindre ».

Vous êtes maintenant prêt à communiquer avec les membres de votre équipe !

D. Comment planifier les réunions

Avec un horaire, vous pouvez facilement oublier les rendez-vous ou les réunions à venir.

Heureusement, Zoom vous permet de planifier des réunions à l’avance pour éviter cela !

Vous pouvez planifier une réunion en définissant :

  • Sa date et son heure
  • ID de réunion
  • S’ il faut un mot de passe pour rejoindre ou non
  • Et plus encore !

Voici un guide étape par étape pour planifier facilement des réunions dans Zoom :

A. Pour les ordinateurs de bureau

Étape 1 : Pour planifier une réunion, dirigez-vous vers l’application Zoom et cliquez sur le bouton bleu « Planifier » (ressemble à une icône de calendrier).

Étape 2 : Saisissez les détails de la réunion dans la fenêtre contextuelle Planifier une réunion qui s’affiche.

Vous pouvez définir ses paramètres de date et d’heure, de confidentialité et d’accès. Vous pouvez également sélectionner votre calendrier préféré (entre iCal, Google Calendar ou d’autres) pour programmer l’événement dans votre calendrier.

Astuce rapide : la définition d’un mot de passe de réunion peut aider à éviter les zoombombing, qui se produit lorsque quelqu’un qui n’a pas été invité à la réunion se joint et la perturbe.

Étape 3 : Une fois que vous avez réglé les préférences, cliquez sur le bouton « Planifier » en bas à droite de l’écran.

B. Pour les appareils mobiles

Étape 1 : Ouvrez l’application Zoom.

Étape 2 : Accédez à la page d’accueil Meet & Chat et cliquez sur le bouton « Planification ».

Étape 3 : Entrez le nom, la date et l’heure de la réunion et cliquez sur « Terminé ».

Étape 4 : Zoom vous redirigera ou ouvrira un autre formulaire pour ajouter l’événement à votre calendrier préféré. Entrez des détails tels que les noms des participants et définissez les notifications dans votre événement de calendrier, puis appuyez sur « Terminé ».

Vous avez maintenant planifié une réunion Zoom !

E. Comment enregistrer les réunions Zoom

L’ enregistrement d’une réunion vous permet de l’utiliser facilement comme référence pour documenter tout ce qui a été discuté. Ceci est particulièrement important pour les équipes distantes qui utilisent Zoom la vidéoconférence en tant que mode de communication clé.

Zoom vous permet d’enregistrer facilement les réunions et de les enregistrer soit sur votre appareil local, soit dans le cloud Zoom. En l’enregistrant dans le cloud Zoom, les membres de votre équipe peuvent y accéder facilement sur plusieurs plates-formes.

Voici comment enregistrer des réunions Zoom :

A. Pour les ordinateurs de bureau

Étape 1 : Commencez une réunion.

Étape 2 : Dans la barre d’outils Zoom, cliquez sur l’icône « Enregistrer ».

Étape 3 : Choisissez entre « Enregistrer sur cet ordinateur » ou « Enregistrer dans le Cloud ». Cela démarre l’enregistrement.

Étape 4 : Cliquez sur « Pause/Arrêter l’enregistrement » pour arrêter l’enregistrement de la réunion. Vous pouvez également mettre fin à une réunion pour arrêter l’enregistrement.

Étape 5 : Une fois la réunion terminée, Zoom convertit l’enregistrement au format MP4 et le stocke dans votre emplacement préféré. Vous pouvez désormais accéder facilement à vos sessions enregistrées à tout moment veulent !

B. Pour les appareils mobiles

Sur les appareils mobiles, Zoom vous permet d’enregistrer les enregistrements de réunion uniquement dans Zoom Cloud. Voici comment enregistrer un

Zoom sur la réunion depuis votre mobile :

Étape 1 : Lors d’une réunion, appuyez sur l’option « Plus » dans la barre d’outils.

Étape 2 : Sélectionnez la fonction « Enregistrer dans le Cloud » pour commencer l’enregistrement.

Étape 3 : Vous pouvez mettre en pause ou arrêter l’enregistrement en cliquant sur le bouton « Plus ».

Étape 4 : Après la réunion, vous pouvez retrouver votre enregistrement dans « Mes enregistrements ». Vous pouvez accéder à cette section en vous connectant à votre compte Zoom sur un navigateur Web.

3 Caractéristiques supplémentaires du zoom (et comment les utiliser efficacement)

Vous savez maintenant comment utiliser Zoom Metings.

Mais comme il y a tellement de fonctionnalités, il peut encore être légèrement accablant !

Ne vous inquiétez pas.

Voici un aperçu détaillé de trois fonctions de Zoom supplémentaires et comment les utiliser efficacement.

1. Partage d’écran

Zoom vous permet de partager votre écran avec d’autres participants à la réunion facilement.

Cela vous permet :

  • Organiser des présentations virtuelles et des ateliers.
  • Expliquez les processus en détail.
  • Passez en revue les documents de travail et de projet avec votre équipe.

Pour partager votre écran, cliquez simplement sur l’icône « Partager l’écran » dans la barre d’outils.

Cela vous permet de partager :

  • Une application ou une fenêtre spécifique.
  • Un tableau blanc.
  • Écran Apple iPhone /iPad (si votre appareil prend en charge cela).

Si vous souhaitez plus d’options de partage d’écran, cliquez sur l’onglet « Avancé » en haut de votre écran.

Ici, vous pouvez choisir de partager :

  • Une partie de votre écran ou de l’écran entier.
  • Seul le son de votre ordinateur ou le son de votre microphone.
  • Contenu provenant d’un deuxième appareil photo ou contenu uniquement de votre écran.

2. Zoom Téléphone

Zoom Phone utilise le protocole VoIP (Voice over Internet Protocol) pour vous aident à effectuer des appels Zoom sur le cloud. Ceci est similaire à un appel à partir d’un numéro de téléphone, sauf que les appels ici sont hébergés sur Internet.

Zoom Phone est livré avec de nombreuses fonctionnalités supplémentaires pour rendre votre expérience d’appel transparente.

Celles-ci comprennent :

  • Intégration avec des CRM comme Salesforce.
  • Téléconférence et délégation.
  • Fonctionnalités d’enregistrement des appels et de messagerie vocale.

Toutefois, Zoom Phone n’est pas disponible avec les plans tarifaires standard. Au lieu de cela, vous devez payer séparément. Les prix commencent à 10 $/utilisateur par mois et nécessitent que vous ayez au moins un hôte sous licence payant.

3. Chambres Zoom

Les salles Zoom sont essentiellement des salles de conférence virtuelles où seuls certains membres ont accès.

Vous pouvez utiliser ces salles à diverses fins telles que :

  • Vidéoconférence
  • Audioconférence
  • Partage d’écran

Les chambres Zoom offrent diverses caractéristiques, telles que :

  • Partage d’une seule touche et conférences.
  • Utilisez jusqu’à 12 tableaux blancs à la fois.
  • Signale/affichage numérique autour d’un bureau.

Cela nécessite généralement du matériel supplémentaire (webcams multiples, connecteurs, moniteurs, etc.) ainsi que des considérations relatives à la conception de salles de conférence. Comme Zoom Phone, les chambres Zoom ne sont pas disponibles dans les plans tarifaires standard, mais doivent être achetées en plus à 49 $/chambre par mois.

Tarification Zoom

Zoom propose quatre plans de tarification différents pour répondre à vos besoins spécifiques :

  • Basique  : Gratuit — Hébergez jusqu’à 100 participants réunions individuelles illimitées, visioconférence, partage d’écran, enregistrement local, planification via les extensions Chrome.
  • Pro  : 14,99 $/mois par hôte — Inclut toutes les fonctionnalités « Basic » rapports d’utilisation et 1 Go de stockage dans le cloud.
  • Entreprise  : 19,99 $/mois par hôte — Inclut toutes les fonctionnalités « Pro » prend en charge jusqu’à 300 participants admin tableau de bord.
  • Entreprise  : 19,99 $/mois par hôte — Inclut toutes les fonctionnalités « Business » prend en charge jusqu’à 500 participants et un stockage cloud illimité.

3 conseils bonus pour une visioconférence efficace

La plupart des équipes internes peuvent ne pas être habituées à la vidéoconférence et à faire face aux défis supplémentaires qu’elle pose.

Pour rendre votre expérience plus confortable, voici trois conseils qui peuvent aider les membres de l’équipe à mener des réunions et des appels Zoom en toute transparence :

Astuce #1 : Toujours couper le son de votre microphone à moins de parler

Veillez à couper le son de votre microphone lorsque vous ne parlez pas.

Cela élimine tout bruit de fond ou toute interférence dans l’audio.

Pour couper le microphone, utilisez le bouton microphone situé en bas à gauche de la barre d’outils Zoom qui apparaît sur l’écran de la réunion.

Vous pouvez également définir vos préférences de réunion Zoom pour couper automatiquement le microphone au début de chaque réunion.

Pour vous réactiver, utilisez le ou maintenez votre barre d’espace aussi longtemps que vous parlez. Cette règle de base permet aux réunions de groupe ou aux conversations de se dérouler en douceur !

Pour une élimination plus efficace du bruit de fond, utilisez des outils d’annulation du bruit comme Krisp pour élever votre qualité audio au niveau supérieur.

Astuce #2 : Informer les participants avant d’enregistrer la réunion

Avant d’enregistrer une conférence audio ou vidéo, assurez-vous que tous les participants à la réunion :

  • Sont conscients qu’ils sont enregistrés.
  • Vous ont permis de les enregistrer.

Vous pouvez même prendre cette autorisation par écrit ou l’enregistrer au début de la réunion.

Pourquoi ?

Non seulement cela maintient une courtoisie commune, mais cela peut être exigé par les lois et règlements sur le consentement dans de nombreuses entreprises et régions.

Astuce #3 : Assurez-vous que tout fonctionne correctement avant de commencer une réunion

Il est très fréquent que les vidéoconférences soient retardées ou interrompues en raison de la technique des chicots.

Pour vous assurer que cela ne se produit pas, allumez votre appareil et vérifiez si Zoom fonctionne correctement au moins 10-15 minutes avant chaque réunion. Et si quelque chose ne va pas, prévenez votre hôte de réunion au plus tôt (si vous êtes l’hôte — informez vos participants de la même chose).

Tout en effectuant un contrôle avant chaque réunion peut se sentir fatigante, c’est bien mieux que d’être gêné ou gêné lorsque quelque chose ne va pas pendant votre réunion Zoom !

Conclusion

La plupart des équipes internes ont eu du mal à communiquer efficacement pendant la quarantaine de Coronavirus. Cependant, l’utilisation du bon outil de visioconférence comme Zoom peut vous aider à combler la plupart des lacunes.

Suivez simplement les instructions de ce guide Zoom et vous êtes tous prêts à accueillir vos propres appels vidéo pour discuter de projets, évaluer les performances de l’équipe et participer à des activités virtuelles de renforcement de l’équipe !

Et si Zoom n’est pas l’outil qui vous convient, vous pouvez également consulter d’autres visioconférences , comme Google Meet (anciennement Hangouts) et Skype ou Teams de Microsoft.

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